Vous voulez savoir comment nous traitons vos données ? Quelles données nous collectons et pourquoi ? Ce que nous en faisons ? Avec qui nous partageons vos données ? Quels sont vos droits et comment les exercer ? La présente Politique de confidentialité vous informera des traitements de données de la Société Botmatic dont le siège social se situe au 13 Bis Rue Claudius Collonge 69002 Lyon, immatriculée au RCS de Lyon sous le n° 978 962 165.
La Société Botmatic est le responsable des traitements de données personnelles qu’elle réalise sur ses sites web et/ou pour ses propres besoins. Lorsqu’une société cliente de Botmatic installe un de nos outils (widget, iframe, chatbot, API…) sur son site web ou son application mobile, elle est le responsable des traitements de données en résultant. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à prendre connaissance de la politique de confidentialité qu’elle met à disposition sur ses services.
Nous traitons les données :
- des utilisateurs de nos sites et services ;
- de prospects, de clients ;
- de candidats à un poste au sein de Botmatic.
a. Données collectées : Lorsque vous créez un compte client ou lorsque vous nous contactez afin de créer votre compte ou de souscrire à une de nos offres, vous devrez nous fournir des données personnelles : votre nom, vos coordonnées (adresse email, postale et numéro de téléphone), vos informations bancaires. Nous collectons également vos données lorsque vous nous contactez : par l’envoi d’un formulaire de contacts, lors d’un appel téléphonique ou par une remise de vos coordonnées ou d’une carte de visite, lors d’un salon par exemple.
b. Données collectées automatiquement (cookies) : Lorsque vous naviguez sur nos sites, nous collectons automatiquement certaines informations telles que : l’appareil et le navigateur utilisé ; l’adresse IP ; la date et l’heure de votre navigation ; les pages que vous avez consultées, l’historique de votre navigation.
c. Données collectées lorsque vous ajoutez des sources à votre (vos) chatbot(s) : notre service est de chatbots fonctionne par définition avec les sources, personnelles ou publiques, que vous ajoutez. Botmatic ne pourra consulter ces données qu’à votre demande.
d. Données collectées lorsqu’un utilisateur utilise votre (vos) chatbot(s) : les conversations de vos chatbots sont stockées pour que vous puissiez y avoir accès. Botmatic ne pourra consulter ces données qu’à votre demande.
Fichiers commerciaux et marketing
Finalité de traitement :
- Gestion des fichiers clients et prospects
- Envois d’emails liés à l’exécution des prestations
- Gestion du service après-vente.
Base légale du traitement : Exécution de mesures contractuelles ou précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).
Obligation légale concernant les documents comptables ( Article L123-22 alinéa 2 du Code de commerce) et obligations -scales
Durée de conservation : Durée nécessaire à la gestion de la relation commerciale, sauf exceptions. 10 ans concernant le stockage des informations relatives au paiement et à la facturation
Relation client/SAV
Finalité de traitement :
- Traitement des réclamations
- Demandes d’information et demandes de prise de contact, notamment par voie téléphonique et d’emails
- Exercice des droits RGPD
Base légale du traitement : Exécution de mesures contractuelles ou précontractuelles (article 6.1.b du RGPD).
Obligation légale : Articles 15 à 22 du RGPD (gestion des droits)
Durée de conservation : Durée nécessaire à la gestion de la relation commerciale, sauf exceptions légales
Utilisation de l’espace client (https://botmatic.com)
Finalité de traitement :
- Création et gestion des comptes utilisateurs sur le backoffice client
- Création de chatbots personnalisés
- Gestion des préférences
- Modifications des informations présentes par le client
Base légale du traitement : Exécution de mesures contractuelles ou précontractuelles (article 6.1.b du RGPD)
Durée de conservation : Durée nécessaire à la gestion de la relation commerciale, sauf exceptions légales
Prospection commerciale électronique
Finalité de traitement :
- Annonce de nouveaux produits et/ou services
- Communication promotionnelle
- Invitations à des évènements (salons, rencontres, webinaires, conférences, anniversaires ...)
- Diffusion d'enquêtes de satisfaction et de sondages
- Prospection de nouveaux clients
Base légale du traitement : Votre consentement (Article 6.1.a du RGPD)
Durée de conservation : Durée de la relation commerciale, majorée de 3 ans à compter de la collecte de vos données ou du dernier contact émanant du prospect
Gestion des campagnes de recrutement
Finalité de traitement : Réception et traitement des candidatures
Base légale du traitement : Intérêt légitime de Botmatic à pourvoir des postes (article 6.1.f du RGPD)
Durée de conservation : 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu
Botmatic ne revend pas à des tiers les données personnelles collectées. Ces données sont partagées pour les seuls besoins liés à ses activités.
Elles peuvent ainsi être partagées :
- En interne, avec les services habilités à la réalisation de ces missions ;
- Avec les fournisseurs et sous-traitants, notamment avec la société OpenAI L.L.C., société éditrice de la technologie OpenAI, utilisée pour le fonctionnement du logiciel Botmatic.
- Avec les partenaires que nous invitons lorsque nous organisons un évènement ou qui nous invitent à l’occasion d’un événement externe (webinaire, prise de parole...).
Vos données peuvent être communiquées aux autorités publiques compétentes à leurs requêtes, dans le respect de la réglementation, notamment dans le but de rechercher les auteurs d’infractions.
Botmatic a recours à des sous-traitants et fournisseurs dans des conditions entraînant ce type de transfert de données, notamment vers les Etats-Unis. Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques, organisationnelles, et juridiques permettant de garantir le bon encadrement de ces transferts avec différents moyens (notamment la signature d’accord de protection des données, la signature de clauses contractuelles types, ainsi que l’évaluation de décisions d’adéquation en accord avec l’article 45 du RGPD).
Conformément aux articles 15 à 22 RGPD, concernant les données que nous détenons sur vous, vous disposez des droits suivants :
- droit d’accès (article 15 du RGPD)
- droit de rectification (article 16 du RGPD)
- droit d’effacement (article 17 du RGPD)
- droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD)
- droit de notification des rectifications, effacements, limitation des traitements (article 19 du RGPD)
- droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) droit d’opposition (article 21 du RGPD)
- droit de ne pas faire l’objet d’un profilage (article 22 du RGPD)
Vous pouvez exercer ces droits :
- En cliquant sur les liens de désabonnement disponibles au bas des newsletters et emails marketing si vous ne souhaitez plus les recevoir ;
- Si vous êtes un client, en vous connectant à votre espace d’administration et en joignant notre support ;
- Sinon, par email à l’adresse [email protected].
Un justificatif d’identité pourra vous être demandé le cas échéant afin de nous assurer que la demande formulée émane bien du légitime titulaire des données concernées. Vous avez également le droit d’adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Le site peut collecter automatiquement des informations standard telles que tous types d'informations personnalisées qui permettent au site d'identifier ses visiteurs. Vous pouvez tout savoir sur cookies et traceurs que nous utilisons :
- Quels cookies sont déposés ;
- Par qui sont-ils déposés ;
- Ce que nous faisons des données collectées ;
- En cas de cookie tiers, quelle est la politique de confidentialité du fournisseur.
Vous pouvez aussi choisir les autoriser ou non en activant pour ce faire notre widget cookies.
Botmatic est susceptible de modifier occasionnellement la présente Politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou techniques. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour.
